Algemene voorwaarden

  1. Toepasselijkheid

    Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, samenwerkingen en facturen van Admin Ateljee, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

    Offertes en samenwerkingen kunnen rechtsgeldig worden aanvaard via elektronische communicatie, waaronder e-mail, online akkoord of andere digitale bevestiging. Partijen aanvaarden dergelijke elektronische communicatie eveneens als rechtsgeldig bewijs van afspraken en toestemming.

    Deze algemene voorwaarden primeren op eventuele voorwaarden van de klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

     

    1. Diensten

    Admin Ateljee biedt freelance administratieve ondersteuning aan, waaronder onder meer mailbox- en agendabeheer, facturatie, documentbeheer en algemene administratie.

    Aanvullend kan beperkte creatieve ondersteuning worden aangeboden, zoals eenvoudige vormgeving of tekstbewerking.

    Admin Ateljee verbindt zich tot het leveren van redelijke professionele inspanningen, zonder garantie op een bepaald resultaat.

     

    1. Samenwerking

    De samenwerking gebeurt op zelfstandige basis, zonder hiërarchisch verband.

    De klant staat in voor het tijdig aanleveren van correcte informatie, documenten en toegangen. Admin Ateljee is niet aansprakelijk voor fouten, schade of vertragingen die voortvloeien uit foutieve, onvolledige of laattijdig aangeleverde informatie door de klant.

    Admin Ateljee is vrij om gelijktijdig voor andere klanten te werken en is bereikbaar tijdens de gebruikelijke
    kantooruren. Reactietijden zijn afhankelijk van de aard en urgentie van de opdracht.

     

    1. Onderaanneming

    Admin Ateljee behoudt zich het recht voor om voor de uitvoering van haar diensten geheel of gedeeltelijk beroep te doen op onderaannemers of derden.

    Admin Ateljee blijft steeds de enige contractuele aanspreekpartner van de klant en blijft verantwoordelijk voor de coördinatie, opvolging en kwaliteit van de uitgevoerde diensten.

    Eventuele onderaannemers handelen uitsluitend in naam en voor rekening van Admin Ateljee en verkrijgen geen rechtstreekse contractuele relatie met de klant. De klant kan zich niet rechtstreeks wenden tot onderaannemers voor de uitvoering van diensten die onder de samenwerking met Admin Ateljee vallen.

    Onderaannemers werken als zelfstandige dienstverleners en blijven volledig verantwoordelijk voor de naleving van hun eigen fiscale, sociale en administratieve verplichtingen, waaronder de correcte toepassing van het toepasselijke btw-regime.

     

    1. Duur en beëindiging

    De samenwerking wordt aangegaan zoals bepaald in de offerte of opdrachtovereenkomst.

    Beide partijen kunnen de samenwerking beëindigen mits een schriftelijke opzegtermijn van 1 maand. Voor kortlopende opdrachten kan een opzegtermijn van 7 kalenderdagen gelden.

    Tijdens de opzegtermijn blijven lopende opdrachten en geplande prestaties verschuldigd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De klant verleent de nodige medewerking voor een correcte overdracht.

     

    1. Tarieven en facturatie

    Tarieven worden bepaald volgens de offerte of geldende uurtarieven.

    Facturatie gebeurt maandelijks, tenzij anders overeengekomen. Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum.

    Facturatie gebeurt per begonnen kwartier, waarbij de totale gepresteerde tijd per dag wordt samengevoegd en afgerond naar het eerstvolgende kwartier, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

    Klachten met betrekking tot geleverde prestaties dienen schriftelijk gemeld te worden binnen 7 kalenderdagen na levering of uitvoering. Bij gebrek hieraan worden de prestaties als aanvaard beschouwd

     

    1. Laattijdige betaling

    Bij niet-betaling wordt een kosteloze herinnering verstuurd.

    Indien betaling uitblijft, kan een nalatigheidsinterest van 8% per jaar en een administratieve kost van €25 worden aangerekend.

    Admin Ateljee behoudt zich het recht voor prestaties op te schorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk stop te zetten tot volledige betaling is ontvangen.

    Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldag worden alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar.

     

    1. Annulatie

    Annulatie van geplande prestaties dient minstens 48 uur vooraf te gebeuren.

    Bij laattijdige annulatie kan 50% worden aangerekend. Bij annulatie op dezelfde dag of afwezigheid kan 100% worden aangerekend.

     

    1. Aansprakelijkheid

    Admin Ateljee is enkel aansprakelijk voor directe schade bij bewezen zware fout of opzet.

    Indirecte schade, waaronder onder meer winstverlies, omzetverlies, verlies van klanten, reputatieschade, gegevensverlies of andere gevolgschade, is uitdrukkelijk uitgesloten. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de facturen van de laatste drie maanden.

     

    1. Vertrouwelijkheid

    Alle informatie in het kader van de samenwerking wordt vertrouwelijk behandeld en enkel gebruikt voor de uitvoering van de opdracht en niet gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij wettelijk verplicht.

     

    1. Gegevensbescherming (GDPR)

    Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in opdracht van de klant en volgens diens instructies. Admin Ateljee neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

    Wanneer werkzaamheden worden uitgevoerd in systemen, software of online tools van de klant, blijft de klant verantwoordelijk voor het beheer, de beveiliging, toegangsrechten, configuratie en correcte werking van deze systemen.

    Bijkomende werkzaamheden inzake GDPR-verzoeken, audits, gegevensoverdracht, compliance-verplichtingen of ondersteuning bij datalekken vallen buiten de dienstverlening en kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.

     

    1. Intellectuele eigendom

    Admin Ateljee behoudt het recht om algemene kennis en ervaring die tijdens de opdracht werd opgedaan, verder te gebruiken zonder vertrouwelijke informatie te delen.

     

    1. Gebruik van geleverde resultaten

    Na volledige betaling verkrijgt de klant een niet-exclusief gebruiksrecht op de geleverde resultaten, uitsluitend voor interne en zakelijke doeleinden.

     

    1. Creatieve werken

    Voor creatieve werken (zoals logo’s, huisstijl en ontwerpen) blijven alle voorstellen eigendom van Admin Ateljee tot volledige betaling.

    Na betaling worden de rechten op het definitief goedgekeurde ontwerp overgedragen aan de klant. Admin Ateljee behoudt het recht om het werk te tonen in portfolio en communicatie.

    Niet-geselecteerde voorstellen blijven eigendom van Admin Ateljee en mogen niet gebruikt worden.

     

    1. Overmacht

    Bij overmacht (zoals ziekte, internet- of softwarestoringen, cyberincidenten, stroomonderbrekingen, overheidsmaatregelen, stakingen, storingen bij externe leveranciers of externe omstandigheden) kan de uitvoering tijdelijk worden opgeschort zonder schadevergoeding.

    Indien externe omstandigheden buiten de wil van partijen de uitvoering van de overeenkomst aanzienlijk verzwaren, bemoeilijken of economisch disproportioneel maken, zullen partijen in overleg treden om de samenwerking en/of voorwaarden te herbekijken.

     

    1. Toepasselijk recht

    Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing. Eventuele geschillen vallen onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen.

     

    1. Slotbepaling

    Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht.

    Het niet afdwingen van een bepaling impliceert geen afstand van recht.

    Admin Ateljee behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. De meest recente versie is steeds van toepassing.