ALGEMENE VOORWAARDEN – ADMIN ATELJEE (versie 20260816)

Artikel 1 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, samenwerkingen en facturen van Admin Ateljee, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Door beroep te doen op de diensten van Admin Ateljee verklaart de Opdrachtgever zich akkoord met deze voorwaarden. Offertes worden als aanvaard beschouwd van zodra de Opdrachtgever deze schriftelijk bevestigt.

Deze algemene voorwaarden primeren op eventuele voorwaarden van de Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Indien een afzonderlijke opdrachtovereenkomst of offerte is opgemaakt, primeert die overeenkomst of offerte op deze algemene voorwaarden voor wat betreft de specifiek daarin geregelde materie.

Admin Ateljee behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen gelden uitsluitend voor nieuwe opdrachten die worden aangevat na de datum van de wijziging.

Voor lopende samenwerkingen worden bestaande Opdrachtgevers ten minste dertig (30) kalenderdagen vóór de inwerkingtreding van de wijziging schriftelijk in kennis gesteld, en hebben zij het recht de lopende overeenkomst te beëindigen binnen die periode zonder verdere verplichtingen, met uitzondering van de reeds uitgevoerde en verschuldigde prestaties. De meest recente versie van de algemene voorwaarden is steeds beschikbaar op verzoek.

Artikel 2 – Diensten

Admin Ateljee biedt freelance administratieve ondersteuning aan, waaronder onder meer mailbox- en agendabeheer, facturatie, documentbeheer en algemene administratie.

Aanvullend kan beperkte creatieve ondersteuning worden aangeboden, zoals eenvoudige vormgeving of tekstbewerking.

De concrete scope van de diensten per opdracht wordt nader bepaald in de offerte of de afzonderlijke opdrachtovereenkomst, inclusief eventuele bijlagen. Diensten die niet uitdrukkelijk zijn opgenomen, worden beschouwd als meerwerk en zijn enkel verschuldigd na voorafgaand schriftelijk akkoord.

Alle prestaties worden geleverd op basis van een inspanningsverbintenis, tenzij in de offerte of opdrachtovereenkomst schriftelijk een resultaatsverbintenis is overeengekomen.

Admin Ateljee werkt op maat van de noden van de Opdrachtgever en kan worden ingeschakeld op tijdelijke basis, voor een welbepaald project, of op regelmatige en doorlopende basis, conform de gemaakte afspraken.

Artikel 3 – Samenwerking

De samenwerking gebeurt op zelfstandige basis, zonder hiërarchisch verband.

De Opdrachtgever staat in voor het tijdig aanleveren van correcte informatie, documenten en toegangen. Vertragingen en fouten als gevolg van onvolledige of laattijdige aanlevering vallen onder de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever.

Admin Ateljee is vrij om gelijktijdig voor andere klanten te werken en is bereikbaar tijdens de gebruikelijke kantooruren. Reactietijden zijn afhankelijk van de aard en urgentie van de opdracht.

De Opdrachtgever voorziet tijdig de nodige toegangen tot systemen, tools en platformen die vereist zijn voor de uitvoering van de opdracht. Admin Ateljee gebruikt deze uitsluitend conform de instructies van de Opdrachtgever en is niet verantwoordelijk voor de integriteit of beveiliging van de systemen of accounts van de Opdrachtgever.

Indien Admin Ateljee in het kader van de opdracht handelingen stelt namens de Opdrachtgever ten aanzien van derden (zoals leveranciers, klanten of administraties), geschiedt dit uitsluitend binnen de schriftelijk verleende instructies van de Opdrachtgever. Een formele volmacht wordt, indien nodig en op verzoek van Admin Ateljee of de betrokken derde, vastgelegd in een afzonderlijk document.

Admin Ateljee kan voor de uitvoering van haar diensten gebruik maken van digitale hulpmiddelen en AI-tools voor ondersteunende taken, steeds met inachtneming van de toepasselijke gegevensbeschermingsregelgeving. Vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever wordt niet ingevoerd in publiek toegankelijke AI-systemen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord.

Artikel 4 – Onderaanneming

Admin Ateljee behoudt zich het recht voor om voor de uitvoering van haar diensten geheel of gedeeltelijk beroep te doen op onderaannemers of derden, mits voorafgaande kennisgeving aan de Opdrachtgever.

Onderaannemers zijn gebonden aan dezelfde vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsverplichtingen als Admin Ateljee.

Admin Ateljee blijft steeds de enige contractuele aanspreekpartner van de Opdrachtgever en is verantwoordelijk voor de coördinatie en opvolging van de uitgevoerde diensten.

Artikel 5 – Duur en beëindiging

De samenwerking vangt aan op de datum bepaald in de offerte of opdrachtovereenkomst en wordt aangegaan voor bepaalde of onbepaalde duur, zoals daarin vermeld.

Bij een samenwerking van onbepaalde duur kunnen beide Partijen de overeenkomst op elk moment beëindigen mits een schriftelijke opzegtermijn van één (1) maand, te rekenen vanaf de datum van de schriftelijke kennisgeving.

Bij een samenwerking voor bepaalde duur of voor een welomschreven project eindigt de overeenkomst automatisch bij afloop van de overeengekomen periode of bij voltooiing van de opdracht, zonder dat opzegging vereist is.

Tijdens de opzegtermijn blijven lopende opdrachten en geplande prestaties onverminderd verschuldigd, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen. De Opdrachtgever verleent de nodige medewerking voor een ordelijke overdracht van taken en toegangen.

Onverminderd het recht op schadevergoeding heeft elke Partij het recht om de samenwerking met onmiddellijke ingang en zonder opzegtermijn te beëindigen bij ernstige tekortkoming van de andere Partij, mits voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling waarbij een herstelperiode van veertien (14) kalenderdagen wordt verleend. Indien de tekortkoming na het verstrijken van deze termijn niet is hersteld, kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang worden beëindigd.

Worden in elk geval als ernstige tekortkoming beschouwd:

• aanhoudende niet-betaling van verschuldigde facturen na aanmaning;
• schending van de vertrouwelijkheidsplicht;
• opzettelijke misleiding of bedrog;
• gedragingen die de reputatie of activiteiten van de andere Partij ernstig schaden.

Eenzijdige verbreking door de Opdrachtgever, zonder naleving van de toepasselijke opzegtermijn en zonder sprake van een ernstige tekortkoming, maakt een forfaitaire schadevergoeding opeisbaar van twintig procent (20%) van de prijs van de niet-geleverde prestaties, onverminderd het recht van Admin Ateljee om een hogere schade te bewijzen.

Admin Ateljee of de Opdrachtgever kan de samenwerking onmiddellijk en zonder voorafgaande ingebrekestelling beëindigen in de volgende gevallen: (i) indien de Opdrachtgever, of in voorkomend geval Admin Ateljee, zijn verbintenissen niet nakomt en de voortzetting van de overeenkomst redelijkerwijze onmogelijk wordt; of (ii) in geval van een procedure van gerechtelijke reorganisatie, ontbinding, kennelijk onvermogen of faillissement van de Opdrachtgever, of in voorkomend geval Admin Ateljee. In dergelijke gevallen is de forfaitaire schadevergoeding zoals hoger in dit artikel   verschuldigd.

De reeds uitgevoerde prestaties en bijhorende facturen blijven in alle gevallen van beëindiging onverminderd verschuldigd. In geval van beëindiging door Admin Ateljee wegens tekortkoming van de Opdrachtgever zijn alle nog openstaande facturen onmiddellijk en integraal opeisbaar, ongeacht de eerder overeengekomen betalingstermijnen.

Artikel 6 – Tarieven en facturatie

Tarieven worden bepaald volgens de offerte of geldende uurtarieven.

Voor spoedopdrachten met een uitvoeringstermijn van minder dan achtenveertig (48) uur geldt een verhoogd uurtarief, zoals bepaald in de offerte of opdrachtovereenkomst.

Verplaatsingen worden vergoed aan het wettelijk geldende kilometervergoedingstarief, berekend vanaf het adres van Admin Ateljee tot de locatie van de opdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Noodzakelijke onkosten voor de uitvoering van de opdracht (zoals softwarelicenties, drukwerk of externe diensten) worden enkel doorgerekend na voorafgaand schriftelijk akkoord van de Opdrachtgever en worden gefactureerd op basis van bewijs.

Facturatie gebeurt maandelijks achteraf op basis van de effectief gepresteerde uren, tenzij anders overeengekomen. Facturatie geschiedt per begonnen kwartier, waarbij de totale gepresteerde tijd per dag wordt samengevoegd en afgerond naar het eerstvolgende kwartier.

Facturen zijn betaalbaar binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum. Bij gebrek aan schriftelijk en gemotiveerd bezwaar binnen veertien (14) kalenderdagen na ontvangst van de factuur worden de factuur en de daarin opgenomen prestaties als aanvaard beschouwd.

In onderling overleg kan worden afgesproken dat bij de factuur een prestatieoverzicht (timesheet) wordt gevoegd.

De tarieven van Admin Ateljee worden jaarlijks op 1 januari automatisch aangepast aan de evolutie van de Belgische gezondheidsindex (indexcijfer der consumptieprijzen). Admin Ateljee stelt de Opdrachtgever hiervan schriftelijk in kennis ten minste dertig (30) kalenderdagen vóór de inwerkingtreding van de aanpassing. De indexeringsformule luidt als volgt: nieuw tarief = basistarief x (nieuw indexcijfer / basisindexcijfer).

Artikel 7 – Laattijdige betaling

Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, vanaf de vervaldag tot de ontvangst van de algehele betaling, een verwijlintrest verschuldigd gelijk aan de wettelijke intrestvoet conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

Bovendien zal bij niet-betaling op de vervaldag elk onbetaald gebleven bedrag van rechtswege worden verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van tien procent (10%) van het openstaande bedrag, met een minimum van vijfenzeventig euro (€ 75,00).

Admin Ateljee behoudt zich het recht voor de uitvoering van lopende en nieuwe prestaties op te schorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, totdat de volledige verschuldigde bedragen, inclusief intresten en kosten, zijn voldaan. Dit recht op opschorting geldt zonder dat Admin Ateljee daarvoor enige schadevergoeding verschuldigd is.

In geval van een contractuele tekortkoming door de Opdrachtgever, waaronder, doch niet beperkt, de niet-betaling van een factuur op de vervaldag, worden alle openstaande, al dan niet vervallen, facturen onmiddellijk en van rechtswege opeisbaar.

Artikel 8 – Annulatie

Een prestatie wordt als gepland beschouwd van zodra zij schriftelijk is bevestigd door Admin Ateljee

Annulatie van geplande prestaties dient minstens 48 uur vooraf te gebeuren.

Bij laattijdige annulatie is vijftig procent (50%) van het overeengekomen tarief verschuldigd. Bij annulatie op de dag van de prestatie zelf of bij afwezigheid zonder kennisgeving is honderd procent (100%) van het overeengekomen tarief verschuldigd.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

Admin Ateljee is enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een bewezen zware fout of opzet vanwege Admin Ateljee. Lichte, incidentele fouten geven geen aanleiding tot schadevergoeding.

De Opdrachtgever is gehouden de geleverde prestaties of digitale bestanden te controleren. Bezwaren dienen uiterlijk binnen veertien (14) kalenderdagen na oplevering schriftelijk te worden gemeld. Indien binnen die termijn geen klacht wordt ontvangen, wordt de prestatie als definitief aanvaard beschouwd.

Elke aansprakelijkheid voor indirecte schade – waaronder maar niet beperkt tot gederfde winst, verlies van klanten, reputatieschade, verlies van gegevens of gevolgschade – is uitdrukkelijk uitgesloten.

De totale aansprakelijkheid van Admin Ateljee is in elk geval beperkt tot het bedrag van de door Admin Ateljee uitgereikte en betaalde facturen over de drie maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit.

De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel zijn niet van toepassing in geval van bedrog of opzettelijke fout vanwege Admin Ateljee.

Admin Ateljee is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:

• onjuiste, onvolledige of laattijdige informatieverstrekking door de Opdrachtgever;
• ongeoorloofde toegang tot systemen of accounts van de Opdrachtgever door derden;
• technische storingen van platformen, tools of systemen die buiten de controle van Admin Ateljee vallen;
• beslissingen genomen door de Opdrachtgever op basis van informatie of documenten aangeleverd door Admin Ateljee.

De Opdrachtgever vrijwaart Admin Ateljee tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit foutief gebruik van de door Admin Ateljee geleverde diensten of documenten, of als gevolg van door de Opdrachtgever aangebrachte wijzigingen of gebruik in strijd met de overeengekomen doeleinden. De Opdrachtgever stelt Admin Ateljee onmiddellijk schriftelijk in kennis van dergelijke vorderingen of klachten.

Artikel 10 – Vertrouwelijkheid

Onder "vertrouwelijke informatie" wordt verstaan alle informatie, gegevens, documenten, know-how, klantgegevens, processen, prijzen en andere niet-publieke informatie die een Partij in het kader van de samenwerking ontvangt van de andere Partij, ongeacht de vorm of het medium.

De vertrouwelijkheidsplicht is niet van toepassing op informatie die:

• publiek beschikbaar is of wordt zonder toedoen of nalatigheid van de ontvangende Partij;
• reeds publiek bekend was op het ogenblik van de mededeling;
• met voorafgaand schriftelijk akkoord van de andere Partij openbaar wordt gemaakt;
• op rechtmatige wijze werd verkregen van een derde zonder vertrouwelijkheidsverplichting; of
• op grond van een wettelijke verplichting dient te worden bekendgemaakt aan de bevoegde instanties.

Alle vertrouwelijke informatie in het kader van de samenwerking wordt vertrouwelijk behandeld en enkel gebruikt voor de uitvoering van de opdracht en niet gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij wettelijk verplicht.

De vertrouwelijkheidsplicht geldt gedurende de volledige looptijd van de samenwerking en blijft van kracht gedurende een periode van drie (3) jaar na het einde ervan, ongeacht de reden van beëindiging.

Onderaannemers of samenwerkingspartners die in het kader van de opdracht toegang hebben tot vertrouwelijke informatie, worden door Admin Ateljee gebonden aan gelijkwaardige vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Admin Ateljee behoudt het recht om gerealiseerde creatieve werken – na uitdrukkelijke toestemming van de Opdrachtgever – te tonen als referentie in haar portfolio en communicatie. De Opdrachtgever kan hiertegen schriftelijk bezwaar aantekenen, waarna dit recht vervalt.

Artikel 11 – Gegevensbescherming (GDPR)

In het kader van de uitvoering van de opdracht verwerkt Admin Ateljee persoonsgegevens in opdracht en onder de instructies van de Opdrachtgever. Admin Ateljee treedt daarbij op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna "AVG"), en de Opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke.

Admin Ateljee verleent de Opdrachtgever alle noodzakelijke medewerking om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen tot uitoefening van hun rechten krachtens de AVG (waaronder het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en gegevensoverdraagbaarheid).

In geval van een (vermoedelijk) inbreuk in verband met persoonsgegevens stelt Admin Ateljee de Opdrachtgever hiervan in kennis binnen achtenveertig (48) uur na vaststelling, zodat de Opdrachtgever tijdig kan voldoen aan zijn meldingsplicht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit conform artikel 33 AVG.

Persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan derden voor zover en zo lang als noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Artikel 12 – Intellectuele eigendom

Admin Ateljee behoudt het recht om algemene kennis, methoden en ervaring die tijdens de uitvoering van opdrachten worden opgedaan, verder te gebruiken, zonder daarbij vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever te delen.

Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Admin Ateljee gebruikte werkmethoden, sjablonen en achtergrondkennis ("achtergrond-IP") blijven eigendom van Admin Ateljee. Voor zover elementen van dit achtergrond-IP noodzakelijk zijn voor het gebruik van de opgeleverde resultaten, verleent Admin Ateljee de Opdrachtgever een niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare gebruikslicentie, beperkt tot intern gebruik.

Na volledige betaling verkrijgt de Opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht op de geleverde resultaten, uitsluitend voor interne en zakelijke doeleinden.

Voor specifiek in opdracht ontwikkelde resultaten worden, na volledige betaling, alle intellectuele en industriële eigendomsrechten overgedragen aan de Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De Opdrachtgever verwerft aldus het recht om de opgeleverde resultaten te gebruiken, aan te passen en te exploiteren voor eigen doeleinden.

Voor creatieve werken (zoals logo's, huisstijl en ontwerpen) blijven alle voorstellen eigendom van Admin Ateljee tot volledige betaling. Na betaling worden de rechten op het definitief goedgekeurde ontwerp overgedragen aan de Opdrachtgever. Niet-geselecteerde voorstellen blijven eigendom van Admin Ateljee en mogen niet worden gebruikt.

Admin Ateljee behoudt haar morele rechten als auteur van de ontwikkelde creatieve werken en kan een redelijke naamsvermelding verzoeken als erkenning van haar bijdrage aan het ontwerp, tenzij Partijen schriftelijk anders overeenkomen.

De Opdrachtgever vrijwaart Admin Ateljee volledig tegen alle schade, kosten en andere gevolgen voortvloeiend uit vorderingen van derden die beweren dat hun intellectuele eigendomsrechten zijn geschonden als gevolg van handelingen of instructies van de Opdrachtgever.

Artikel 13 – Overmacht en imprevisie – aansprakelijkheid hulppersonen

Bij overmacht – waaronder ziekte, technische storingen, pandemie, brand, overstroming, oorlog, terreur, staking of andere externe omstandigheden buiten de redelijke controle van Admin Ateljee – kan de uitvoering van de opdracht tijdelijk worden opgeschort, zonder dat Admin Ateljee daarvoor schadevergoeding verschuldigd is.

Zolang de overmachtssituatie aanhoudt, worden de verplichtingen van Admin Ateljee opgeschort. Indien de overmachtsperiode langer duurt dan drie (3) maanden, hebben beide Partijen het recht de overeenkomst te ontbinden zonder dat enige vergoeding verschuldigd is. Reeds uitgevoerde en factureerbare prestaties blijven in elk geval opeisbaar.

Onder imprevisie wordt verstaan elke verandering van omstandigheden, buiten de redelijke controle van Admin Ateljee, die de uitvoering van de overeenkomst ernstig bemoeilijkt of aanleiding geeft tot disproportionele schade aan haar belangen. In geval van imprevisie heeft Admin Ateljee het recht te verzoeken alternatieve en billijke voorwaarden te heronderhandelen die de imprevisie remediëren. Bij imprevisie die langer dan drie (3) maanden aanhoudt, is Admin Ateljee gerechtigd de ontbinding van de overeenkomst te vragen zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.

Partijen sluiten de toepassing van artikel 6.3, §2 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek uit. Hulppersonen van de ene Partij (zoals werknemers, bestuurders of aangestelden) kunnen door de andere Partij nooit rechtstreeks aansprakelijk worden gesteld voor handelingen gesteld in uitvoering van deze voorwaarden. Partijen vrijwaren elkaar wederzijds voor elke vordering ingesteld door hulppersonen van de wederpartij. Contractuele schade kan in geen geval als grondslag dienen voor een vordering op buitencontractuele aansprakelijkheid.

Artikel 14 – Toepasselijk recht en geschillen

Partijen verbinden zich ertoe om elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze algemene voorwaarden in eerste instantie te trachten in der minne te regelen. Slechts bij het uitblijven van een minnelijke schikking binnen die termijn kan een gerechtelijke procedure worden ingesteld.

Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing. Eventuele geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen.

Artikel 15 – Slotbepalingen

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of niet-afdwingbaar blijkt te zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De ongeldige bepaling zal in onderling overleg worden vervangen door een geldige bepaling die de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling zo nauw mogelijk benadert.

Het niet afdwingen van een bepaling door Admin Ateljee impliceert geen afstand van recht en kan niet worden ingeroepen als precedent.